Geen lange wachtrijen op de vaccinatiedag: 7 praktische tips voor een optimale doorstroom
Een lange rij patiënten die buiten in de kou staat te wachten voor de griepprik: het is een bekend beeld bij veel huisartsenpraktijken, maar ideaal is het niet. In de afgelopen weken zijn we dit beeld in de praktijk ook echt meerdere keren tegengekomen. Uiteraard delen we vanuit privacyoverwegingen voor zowel de praktijken als hun patiënten geen foto’s van echte locaties, maar het maakt één ding wel heel duidelijk: een betere spreiding is hard nodig. Niet alleen voor het comfort van de patiënt, maar ook voor het praktijkteam dat onder hoge druk moet werken.
Gelukkig hoeft vaccineren helemaal niet te leiden tot opstoppingen. Met de juiste digitale planning vooraf én een strakke logistiek op de dag zelf, loopt de prikdag gestroomlijnd.
Hier zijn 7 tips voor een soepele doorstroom, waarbij lange wachtrijen dankzij Vaccinatieplanner verleden tijd zijn:
1. Voorkom piekuren met slimme tijdslots (de sleutel tegen wachtrijen)
Lange rijvorming ontstaat vrijwel altijd doordat te veel mensen op hetzelfde moment binnenkomen. Door gebruik te maken van Vaccinatieplanner krijgen patiënten een specifiek tijdslot toegewezen en kiezen zij binnen dat tijdslot zelf een tijd die voor hen uitkomt. Hierdoor spreid je de toeloop gelijkmatig en blijven de parkeerplaats en de wachtruimte rustig. Een enorme rij voor de deur? Niet nodig met een strak geautomatiseerd schema!
2. Zet een extra persoon in voor de incheck en registratie
Naast de artsen en doktersassistenten die de vaccinaties toedienen, is een dedicated kracht bij ontvangst onmisbaar. Door een extra medewerker de gegevens direct te laten inscannen, wordt alles meteen in het HIS verwerkt. Dat scheelt aanzienlijk veel administratief herstelwerk achteraf.
3. Zorg dat de scanners en hardware klaarstaan
Test voor de start van de vaccinatieronde of alle barcode- of QR-scanners goed verbonden zijn met de laptops en de juiste (HIS-)inlog actief is. Mocht een patiënt de uitnodiging onverhoopt zijn vergeten, dan kan deze bij de check-in balie direct worden opgezocht en verwerkt zonder de doorstroom van de priklijn te blokkeren.
4. Haal exact het juiste aantal vaccinaties uit de koeling
Haal zo’n 1 tot 2 uur van tevoren de vaccinaties uit de koeling en zet de naalden klaar. Omdat je via Vaccinatieplanner vooraf precies weet hoeveel patiënten zich hebben aangemeld voor een specifiek tijdsblok, kun je heel nauwkeurig rekenen. Houd daarbij rekening met een kleine marge (ca. 5%) voor no-shows, zodat er geen kostbare vaccinaties onnodig verloren gaan.
5. Richt de ruimte in als een 'éénrichtingsroute'
Of je nu vaccineert in de eigen praktijk of op een externe locatie: zorg voor een duidelijke looproute.
- Plaats de incheckbalie ruim vóór de prikstations.
- Zorg dat de in- en uitgang gescheiden zijn, zodat uitlopende patiënten de binnenkomende stroom niet kruisen.
- Voorzie de wacht- en prikplekken van voldoende stoelen voor patiënten die slecht ter been zijn, snel duizelig worden of bang zijn flauw te vallen.
6. Creëer een aparte privacyruimte
Er zijn altijd situaties die wat meer tijd vragen, zoals bijvoorbeeld patiënten die vanwege medische redenen in de bil gevaccineerd moeten worden. Door hiervoor een afgezonderde privacyruimte in te richten, haal je de vertragende factoren uit de snelle priklijn.
7. Houd het prikstation en de EHBO compleet
Zorg dat elk prikstation is uitgerust met voldoende naaldencontainers, deppers, pleisters, prullenbakken en handalcohol en/of handschoenen. Zorg daarnaast dat er gedurende de hele vaccinatieronde een arts aanwezig is met een anafylaxieset binnen handbereik voor eventuele acute reacties.
Hopelijk heb jij iets aan deze tips. We wensen je een soepele vaccinatiedag of dagen toe.
Benieuwd naar de mogelijkheden van Vaccinatieplanner? Bekijk de website en het informatieoverzicht (te vinden via de contactpagina). Maak een gratis proefaccount aan. Met een proefaccount kun je de omgeving op eigen tempo ontdekken, zonder ergens aan vast te zitten