Data Verzamelen binnen uw Huisartsenpraktijk

Data verzamelen is een ding, maar er iets mee doen en van leren is iets anders. In bijna iedere organisatie, zorg of anderszins wordt gesproken over het feit dat data verzamelen ontzettend belangrijk is - volledig eens met deze stelling! -, maar nog belangrijker is dat het geen vergaarbak wordt aan “waardevolle data” waar vervolgens niet naar omgekeken wordt.

Wellicht denkt u dat data verzamelen alleen interessant is voor grote organisaties, de enterprises, maar niets is minder waar. Het is interessant voor iedere organisatie, groot of klein en alles daar tussenin. Dus zeker ook voor uw huisartsenpraktijk!
 

Hoe voorkomt u dat uw data verzameling geen ‘vergeten’ vergaarbak wordt?

Stap 1

Laten we starten bij het begin: Denk allereerst na over waar u inzicht in zou willen krijgen. Geen zorgen we geven verderop in deze blog wat topics die interessant zijn binnen uw huisartsenpraktijk. Heeft u bepaalde doelen die u wilt bereiken? Vraag medewerkers om verbeterpunten, dit creëert betrokkenheid om gezamenlijk doelen te bereiken.

Stap 2

Waar wordt deze data verzameld? Met welke systemen werkt u - HIS, een ander ERP-systeem, Excel -? En zijn deze systemen met elkaar gekoppeld of los? Indien ze los zijn, is er dan een mogelijkheid om gegevens uit het systeem te exporteren?

Stap 3

Wat voor data betreft het? Als we het hebben over datastromen binnen een organisatie hebben we het vaak over de volgende vier stromen: financiële, operationele, commerciële en logistieke data. Hoewel echte commerciële data minder van toepassing is binnen de huisartsenzorg, willen we het toch niet volledig uitsluiten. Door onderscheid te maken tussen verschillende stromen krijgt u meer inzicht en kan de dataverzameling effectief ingezet worden om verbeteringen in uw bedrijfsvorming door te voeren.

 

Wat levert het u op? 

Verderop bespreken we per topic waar u aan kunt denken om aan data te verzamelen. Door financiële, operationele, commerciële en logistieke data binnen uw huisartsenpraktijk te analyseren krijgt u waardevolle inzichten in het volgende:

Financiële Data

• Kostenbeheersing: Identificeren van kostenbesparende mogelijkheden en verhogen van inkomsten door efficiënte financiële planning.
• Winstgevendheid: Evalueren van winstgevendheid per consulttype en verzekeringsclaims.

Operationele Data

• Efficiëntie: Optimaliseren van afsprakenplanning en personeelsschema’s om wachttijden te verminderen.
• Capaciteitsplanning: Effectiever inzetten van personeel en middelen.

Commerciële Data

• Patiënttevredenheid: Verbeteren van zorgkwaliteit door feedback en tevredenheidsenquêtes te analyseren.
• Retentie: Wat is de uitstroom binnen uw huisartsenpraktijk? Wat is de reden van uitstroom? Verhuizing of ontevredenheid?

Logistieke Data

• Voorraadbeheer: Efficiënt beheren van medische en kantoorbenodigdheden om tekorten en overschotten te voorkomen.
• Ruimtegebruik: Optimaliseren van het gebruik van spreekkamers en wachtruimtes om de patiëntenstroom te verbeteren.

Door deze data te gebruiken, kunnen huisartsenpraktijken de zorgkwaliteit verbeteren, kosten beheersen en de algehele efficiëntie van de praktijk verhogen.
 

 

Wat voor financiële data verzamelen binnen uw praktijk?

1. Inkomsten:
   • Consulten: Aantal en type consulten (in-person, telefonisch, e-consult) en de bijbehorende vergoedingen.
   • Verzekeringsclaims: Claims ingediend en vergoedingen ontvangen van zorgverzekeraars.
   • Andere Diensten: Inkomsten uit aanvullende diensten zoals vaccinaties, kleine chirurgische ingrepen, etc.
2. Uitgaven:
   • Personeelskosten: Salarissen, lonen, en secundaire arbeidsvoorwaarden voor artsen, verpleegkundigen en ondersteunend personeel.
   • Operationele kosten: Huur, nutsvoorzieningen, kantoorbenodigdheden, medische voorraden, en onderhoud van apparatuur.
   • Administratieve kosten: Kosten verbonden aan administratie en IT-systemen.
3. Kostenefficiëntie:
   • Kosten per consult: Berekening van de kosten per consulttype om efficiëntie te evalueren.
   • Verhoudingen: Analyse van de verhouding tussen inkomsten en uitgaven om winstgevendheid te beoordelen.
4. Budgettering en Prognoses:
   • Budgetten: Opstellen en monitoren van budgetten voor verschillende kostenposten.
   • Prognoses: Financiële prognoses opstellen om toekomstige inkomsten en uitgaven te voorspellen.

Deze data helpt praktijkbeheerders bij het identificeren van kostenbesparende mogelijkheden, het verbeteren van de financiële planning, en het optimaliseren van de algehele financiële gezondheid van de praktijk.

 

Wat voor operationele data verzamelen binnen uw praktijk?

1. Afsprakenbeheer:
   • Aantal consulten per dag/week/maand.
   • Wachttijden voor afspraken.
   • No-show percentages.
2. Patiëntdoorstroming:
   • Gemiddelde duur van consulten.
   • Doorlooptijd van binnenkomst tot vertrek van de patiënt.
3. Personeelsbeheer:
   • Werkuren en aanwezigheid van artsen en ondersteunend personeel.
   • Verdeling van taken en verantwoordelijkheden.
4. Financiële gegevens:
   • Inkomsten uit consulten en behandelingen.
   • Kosten van praktijkvoering.
5. Gebruik van middelen:
   • Voorraadbeheer van medische en kantoorbenodigdheden.
   • Gebruik en onderhoud van apparatuur.

Deze data helpt bij het optimaliseren van werkprocessen, het verminderen van wachttijden en het verbeteren van de algehele efficiëntie van de praktijk.
 

Wat voor commerciële data verzamelen binnen uw praktijk?

Zoals eerder aangegeven, is puur commerciële data wellicht minder aan de orde binnen de huisartsenzorg, maar toch geeft het verzamelen van onderstaande data interessante inzichten. Voor de commerciële efficiëntie in een huisartsenpraktijk wordt de volgende data standaard verzameld:

1. Patiënttevredenheid:
   • Feedback en enquêtes: Beoordelingen en tevredenheidsenquêtes om de kwaliteit van de dienstverlening te meten.
   • NPS (Net Promoter Score): Een maatstaf voor de loyaliteit van patiënten.
2. Patiëntacquisitie:
   • Nieuwe patiënten: Afhankelijk van het feit of uw huisartsenpraktijk mogelijkheid heeft om nieuwe patiënten aan te nemen, het aantal nieuwe patiënten per kwartaal.
   • Verwijzingen: Aantal en bron van verwijzingen van andere zorgverleners.
3. Loyaliteit:
   • Churn Rate: Percentage patiënten dat de praktijk verlaat.

Deze data helpt praktijkbeheerders om hun commerciële strategieën te optimaliseren, de patiënttevredenheid te verhogen, en nieuwe patiënten aan te trekken en te behouden.
 

Wat voor logistieke data verzamelen binnen uw praktijk?

1. Voorraadbeheer:
   • Medische Voorraad: Aantal en type medische benodigdheden, zoals vaccins, verbandmiddelen en medicijnen.
   • Kantoorbenodigdheden: Voorraad kantoorartikelen en andere niet-medische benodigdheden.
2. Apparaatbeheer:
   • Gebruik en Onderhoud: Frequentie van gebruik en onderhoudsschema's van medische apparatuur.
   • Levensduur en Afschrijving: Gegevens over de levensduur en afschrijving van apparatuur.
3. Ruimtebeheer:
   • Gebruik van Ruimtes: Gebruik van spreekkamers, wachtruimtes en andere faciliteiten.
   • Capaciteitsplanning: Optimalisatie van de ruimte voor efficiënt gebruik tijdens piekuren.
4. Patiëntenstroom:
   • In- en Uitstroomtijden: Tijden van patiënt in- en uitstroom om piekuren te identificeren.
   • Wachttijden: Data over wachttijden in de praktijk en tijdens consulten.

Door deze data te verzamelen en te analyseren, kunnen praktijkbeheerders de logistieke processen optimaliseren, voorraadkosten verminderen en de efficiëntie van de praktijk verhogen.

Het is uiteraard aan u om te filteren wat voor u interessant is om inzicht in te verkrijgen. We geven slechts suggesties waar u aan zou kunnen denken binnen uw huisartsenpraktijk.

Heeft u na het lezen van deze blog een vraag? Schroom a.u.b. niet om contact met ons op te nemen. We helpen u graag!